1月5日夜

昨晩はJC〔(社)岩見沢青年会議所〕の理事会がありました。

毎月1回、常任理事会と理事会が行われるのですが、この会議って結構ススんでるのでちょっとだけご紹介!

理事会ペーパーレス.jpg

毎月1回の理事会とは言え、協議、審議に関わる資料は膨大なもの!

月によってはA4両面印刷で4~50枚もの枚数×人数(約23名前後)となりますので、年間に消費するコピー代だけでも凄い事になります。

そこで、私が入会した7年前にはすでに・・・・

会議においてはペーパーレスになっていて、それぞれがノートPCを持参しての会議となります。

image0105.jpg
(上の画像は休憩中の様子ですが、何となく会議の雰囲気わかります?)

 

現在は会議資料は一旦事務局に集められ、次第からそれぞれの議案にハイパーリンクを張った状態でメール配信か、サーバーにアップされ、各自ダウンロードして持ち寄るというスタイルになっています。

 

現在のところ、印刷費の削減と会議進行の効率化がメインですが、もう少し進化したら、全員が無線LANでつながって、訂正やプレゼンなどもオンタイムで共有できるようになるかもしれません。

 

しかし、これだけの量の削減をしても現在の年間コピー予算は40万円近いものになっていて、もし会議のペパーレス化が行われてないと、恐ろしいほどの費用が発生するのです!

 

もちろん、経費的なものだけでなく、省資源化による地球環境保護っていう観点でも考慮されています。

 

会議はこのような形で通常夜7時から夜中の11~12時ぐらいまでかかるのもザラで、結構厳しいやりとりをするのですが、そうした中から先日ご紹介したプロジェクトXmasみたいな事業が生まれてくるのです。

 

とりあえず、、きっと皆さんあまり馴染みがないと思いますので、ちょっとご紹介でした(笑)

 

 

《専務取締役 平野》
http://www.hira-ken.com

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